Si vous avez déjà ouvert le Scrum Guide, ou visionné ma vidéo sur les rôles de Scrum, vous savez alors qu’une équipe Scrum doit être composée d’au minimum de 3 personnes, et au maximum 9.
Mais alors, comment faire si dans votre équipe, vous êtes 12 ?
Devez-vous faire 2 équipes de 6 ? Une de 8 et une de 4 ? Ou alors vous cassez un peu les règles et vous restez sur une équipe de 12 personnes ?
Ces questions-là sont loin d’être évidentes et tout bon agiliste vous répondra qu’il n’existe pas de réponse universelle.
Car pour décider de la taille de son équipe, il va falloir se pencher sur plusieurs aspects, comme :
- La charge de travail (le périmètre)
- Les compétences dont vous disposez dans l’équipe (ressources)
- Le temps que vous avez pour réaliser le travail attendu (coûts/délais)
Avec ces 3 composantes, vous avez déjà une bonne base pour imaginer une dimension pour votre équipe agile.
Mais si vous ne creusez pas plus loin, vous allez passer à côté de l’une des facettes bien trop souvent sous-estimée mais néanmoins essentielle au travail en équipe.
Cet aspect peut propulser votre projet vers la réussite si vous le gérez correctement ou au contraire il peut faire s’écraser votre projet si vous le négligez.
Je parle ici de la communication…
La communication est une composante essentielle du travail en équipe.
Tous les jours, vous discutez avec vos collègues. Vous échangez sur vos sujets techniques, vos points de blocages ou encore les découvertes que vous avez faites.
Bref, vos journées sont rythmées par tout un tas d’échanges qu’ils soient numériques (mails, slack, confluence…) ou présentiels (réunions, pauses café, points informels…).
Le temps passé à communiquer (et donc à “ne pas produire de valeur”) dépend des méthodes utilisées et peut vite exploser.
Pour mieux comprendre ce phénomène, on va alors distinguer 3 manières de communiquer.
Les 3 manières de communiquer
La présentation
Imaginez que vous soyez manager d’une entité qui compte 50 collaborateurs. Aujourd’hui, en présentation plénière, vous exposez à l’ensemble de votre entité la vision de l’entreprise pour l’année à venir.
Dans ce cas de figure, votre message est diffusé à 50 personnes en une fois.
On parle alors de complexité constante. Car que vous annonciez la vision à 4, 38 ou 50 personnes, cela vous prendra exactement le même temps et la même énergie.
Le point d’avancement
Imaginez maintenant que vous participiez à un daily meeting. Pendant ce point, chaque participant expose ce qu’il a fait sur les dernières 24 heures et ce qu’il fera sur les 24 prochaines.
Dans ce cas de figure, le nombre de participants devient un paramètre non négligeable.
S’il vous faut à chacun 2 minutes pour faire le point sur votre situation, alors le temps passé en daily meeting sera proportionnel au nombre de participants.
En étant 5 participants, vous aurez besoin de 10 minutes pour que tout le monde puisse prendre la parole. A 12, il faudra compter 24 minutes. Et si vous êtes 50, vous y passerez 1h40.
On dit alors que la complexité de communication est linéaire.
La réunion technique
Pour notre dernier exemple, imaginez que vous soyez membre d’une équipe de développement d’un ERP. Vous travaillez avec votre équipe à la conception d’une nouvelle fonctionnalité : “sélection du modèle pour les factures”.
Pour faciliter ce travail de conception, vous choisissez alors de faire une réunion technique avec toutes les personnes concernées (architectes, développeurs, UX,…).
Vous vous retrouvez alors à 5 personnes, en salle de réunion pour discuter tous ensemble de la nouvelle fonctionnalité.
A la différence du point d’avancement, ici, vous n’exposez pas votre travail (à) effectué à l’ensemble des participants, mais vous collaborez sur un sujet.
Et s’il faut toujours 2 minutes à chacun pour discuter d’une idée, la collaboration implique en plus des échanges individuels entre les participants.
De cette manière, si vous êtes 5 et que chacun collabore avec les 4 autres personnes, le temps cumulé de vos interactions sera de 20 minutes.
Si vous conviez un 2 autres interlocuteurs, il vous faudra alors 42 minutes pour tous interagir (plus du double !).
Et encore, j’ai pris un cas idéal où il ne faut que 2 minutes pour discuter d’une idée. Imaginez s’il en faut 4, ou 5…
Si vous transposez dans un cadre agile…
Quand vous travaillez en agilité, l’accent est mis sur la collaboration des membres de l’équipe.
Autrement dit, on se retrouve souvent dans le cas de La réunion technique même pour les actions du quotidien.
Alors bien entendu, ce que je vous ai présenté ici n’est qu’une simplification des modèles de communication.
Mais ça vous permet de mieux comprendre la place que peut prendre la communication dans la construction de votre équipe agile.
Gardez donc en tête que la complexité de communication augmente à mesure que l’équipe grossit.
Et ça se traduit par plus de temps passé à “ne pas créer de valeur”*.
C’est d’ailleurs pour cette raison que le Scrum Guide préconise entre 3 et 9 personnes dans une équipe Scrum.
De cette manière, votre équipe est assez riche pour créer de la valeur et assez petite pour limiter la complexité des interactions.
- Si vous êtes entre 3 et 9, vous avez une équipe de taille idéale.
> Alors si votre équipe dysfonctionne, explorez une autre piste (engagement des collaborateurs sur le projet, tensions existantes dans l’équipe, etc.). Il existe tout un tas d’ateliers et de leviers pour débloquer les situations.
- Si vous êtes plus de 9 et que tout se passe bien, ne changez rien ! Parfois, il faut aussi savoir apprécier les moments où vous réussissez, bien que les chiffres soient contre vous. 😉
- Par contre si ça coince, n’attendez pas : réorganisez-vous au plus tôt en équipes plus petites.
Car au final, avoir une grosse équipe peut paraître moins contraignant et moins cher sur le papier (on ne duplique pas les rôles de chefs et/ou Scrum Master, tout le monde assiste aux mêmes réunions, etc.).
Mais dans les faits, vous vous retrouverez bien souvent avec des problèmes de communication qui ralentiront plus ou moins votre progression voire même vous bloqueront totalement. A terme, vous pouvez vous retrouverez avec un projet plus coûteux que prévu car l’organisation y est plus complexe.
N.B : “ne pas créer de valeur” n’est pas nécessairement quelque chose de négatif. Collaborer sur des sujets techniques ou non permet à terme de créer de la valeur (clarification des besoins, des specs, etc.). Mais le temps passé à discuter/en réunion, ne peut être compté comme valeur produite. La valeur est ce qui compte pour le client et non pour l’équipe.